Privacyverklaring NL Financy
JUNI 2018
NL Financy
NL Financy is een eenmanszaak, gevestigd te Voortstraat 17 (6373AT) Landgraaf en tevens ook kantoorhoudende te Kerkrade aan de Wiebachstraat 77A.
De klant
De klant is diegene met wie NL Financy een overeenkomst voor dienstverlening is aangegaan. Ten behoeve van de klant kunnen door NL Financy persoonsgegevens worden verwerkt zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen; NL Financy is dan verwerker. Ook kan het zijn dat NL Financy alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; NL Financy is dan verwerkingsverantwoordelijke.
Geen klant
Naast onze klanten verwerken wij ook persoonlijke gegevens van leads, prospects, nieuwsbrieflezers, leveranciers, relaties. In zijn algemeenheid geldt dat de bepalingen die hieronder staan ook van toepassing zijn op de persoonlijke gegevens die wij verwerken voor deze personen. Afwijkende bepalingen voor deze personen komen verderop aan de orde.
Wat verstaan wij onder verwerking of bewerking van persoongegevens?
Hieronder verstaan wij: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Verantwoordelijk
NL Financy verwerkt o.a. persoonsgegevens voor en in opdracht van de klant. Als wij de persoonsgegevens alleen verwerken zonder daarbij zelf te bepalen wat er mee gebeurt, dan blijft de klant verantwoordelijk voor de persoonsgegevens. De klant bepaalt dan voor welk doel en met welke middelen de persoonsgegevens worden verwerkt.
Ook kan NL Financy verwerkingsverantwoordelijke zijn voor de persoonsgegevens van de klant, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van samenstellingsopdrachten voor de klant. In dit geval stelt NL Financy alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vast. Indien NL Financy verwerkingsverantwoordelijke is, is de klant verplicht de AVG of andere wet- of regelgeving inzake verwerking of bewerking van persoonsgegevens na te leven.
Voor zover wij persoonsgegevens laten verwerken via een derde, bijvoorbeeld een softwareleverancier, is de derde sub-verwerker.
Welke persoongegevens
In de meeste gevallen zijn dit privacygevoelige persoonsgegevens. Dit zijn gegevens als:
- Naam, voornaam, voorletters, titulatuur, geslacht
- Adres en woonplaats
- Emailadres en telefoonnummer
- Geboortedata van de klant en diens gezin
- BSN nummer
- Inkomensgegevens en andere gegevens over de financiële of economische situatie van de klant.
Voor het verzorgen van belastingaangiften en toeslagen, (subsidie)aanvragen en de salarisadministratie is NL Financy vanuit de wet verplicht het BSN-nummer te verwerken. Een volledige kopie van het identiteitsbewijs is daarnaast verplicht vanuit de loonbelasting. De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplicht NL Financy om de identiteit van de klant vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren. Het samenstellen van diverse soorten financiële- en adviesrapportages en belastingaangiften vormt de kern van de dienstverlening van NL Financy. Hiermee wordt uiterst zorgvuldig omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt uiteraard ook voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. De technische en organisatorische beveiliging is hierop afgestemd.
Wij verwerken geen gegevens over bijvoorbeeld ras, politieke opvattingen, geloofsovertuiging en medische informatie.
Verwerking van persoongegevens
De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt op de manier die wij met de klant hebben afgesproken in de opdracht tot dienstverlening. Dit verwerken doen wij niet langer of uitgebreider dan noodzakelijk voor de uitvoering van deze opdracht.
Ingeval wij verwerker zijn vindt de verwerking plaats onder verantwoordelijkheid van de klant. Wij hebben geen zeggenschap over het doel en de middelen van de verwerking en nemen geen beslissingen over zaken als het gebruik van persoonsgegevens, de bewaartermijn van de voor de klant verwerkte persoonsgegevens en het verstrekken van persoonsgegevens aan derden. Ingeval wij verwerkingsverantwoordelijke zijn, zoals bij het uitvoeren van samenstellingsopdrachten voor de klant, zullen wij de gegevens verwerken zoals wij dat juist achten als deskundige en in het licht van de overeengekomen opdracht. De klant dient er dan voor te zorgen dat hij voldoet aan de op hem als verwerker van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens en dient zich te houden aan de afspraken die we hebben gemaakt in de opdracht tot dienstverlening.
De klant is wettelijk verplicht de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van privacy na te leven. In het bijzonder dient de klant vast te stellen of er sprake is van een rechtmatige grondslag voor het verwerken van de persoonsgegevens. Wij zorgen ervoor dat wij voldoen aan de op ons van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens.
Toegang tot de persoonsgegevens
Wij zorgen ervoor dat alleen onze medewerkers toegang hebben tot de persoonsgegevens.
Inzage, wijziging of verwijdering van persoonsgegevens
Voor zover mogelijk en rekening houdend met de bewaarplicht voldoen wij aan verzoeken om inzage of wijziging of verwijdering van persoonsgegevens.
Beveiligsmaatregelen
Wij hebben passende beveiligingsmaatregelen genomen met een beveiligingsniveau dat past bij de aard van de persoonsgegevens en de omvang, context, doeleinden en risico’s van de verwerking.
Datalekken
Via info@nlfinancy.nl kunnen klanten, medewerkers, sub-verwerkers en derden incidenten melden die mogelijk een datalek³ zijn.
Geheimhoudingsplicht
Wij houden verkregen persoonsgegevens geheim en verplichten onze medewerkers en eventuele sub-verwerkers ook tot geheimhouding.
Aansprakelijkheid
De klant staat er voor in dat de verwerking van persoonsgegevens conform onze overeenkomst van dienstverlening en deze bepalingen niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van andere betrokkenen zoals familie of medewerkers.
Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door de klant niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving. De klant vrijwaart ons ook voor aanspraken van derden op grond van zulke schade. De vrijwaring geldt niet alleen voor de schade die derden hebben geleden (materieel maar ook immaterieel), maar ook voor de kosten die wij in verband daarmee moeten maken, bijvoorbeeld in een eventuele juridische procedure, en de kosten van eventuele boetes die aan ons worden opgelegd ten gevolge van het handelen van de klant.
Beëindiging en teruggave/vernietiging persoongegevens
Gezien onze wettelijke bewaarplicht en andere wet- of (beroeps)regelgeving kunnen wij over het algemeen niet voldoen aan een eventueel verzoek van de klant tot vernietiging of teruggave van de persoonsgegevens bij einde van onze opdracht tot dienstverlening. Mocht dit wel mogelijk zijn dan zullen wij aan dit verzoek meewerken.
De kosten van het verzamelen en overdragen van persoonsgegevens bij het eindigen van de opdracht zijn voor rekening van de klant. Datzelfde geldt voor de kosten van de vernietiging van de persoonsgegevens.
Contact
Voor vragen over rechten en de manier waarop NL Financy met persoonsgegevens omgaat, kan per e-mail via info@nlfinancy.nl een informatieverzoek worden ingediend bij NL Financy.
NL Financy zal zo snel mogelijk reageren op vragen, maar tenminste binnen vier weken.